28 марта 2019 г.

Общественные организации: как нанимать персонал и платить налоги

Говорят, что общественные организации не платят налоги. Но это не так. По закону они освобождаются только от одного налога - налога на прибыль. Да и роль таких организаций меняется. Сотрудники NGO - это не только волонтеры, а и профессиональные провайдеры услуг, чья работа оплачивается.

Как общественным организациям нанимать людей на постоянную работу и под отдельные проекты, как платить налоги и какие -  проясняем в этой статье.

Трудовой или гражданско-правовой договор

Для сотрудничества с людьми в проектах общественная организация может использовать различные типы договоров:

  • трудовой договор

  • контракт с физическим лицом (гражданско-правовой договор)

  • контракт с физическим лицом-предпринимателем (хозяйственно-правовой договор).

Какой именно договор заключать зависит от целей и особенностей деятельности общественной организации (сколько отдельных проектов, а сколько рутинных постоянных процессов; проекты в одном городе или в разных городах/регионах и тд.), а также от роли и ответственности людей в этой организации.

Если человек должен находится в офисе постоянно, у него/нее есть постоянная загрузка, и менеджер организации должен точно знать, где человек находится в каждый период времени и что делает. То это должно быть зафиксировано в трудовом договоре.

Для проектной организации возможны комбинации: часть людей, выполняющая процедурные задачи, работают по трудовым договорам (например, руководитель, проектный менеджер, маркетолог, секретарь),  а часть сотрудников, которые работают в проектах с отдельными сроками и результатами - нанимаются под конкретный проект на гражданско-правовой основе.

По трудовому договору сотрудника могут уволить за прогул, если он/она не выйдет на работу без уважительной причины. А по гражданско-правовому - исполнителю важно предоставить работодателю оговоренный результат в установленных срок и формате.

Но не все так просто, каждый контракт ведет к разным налоговым последствиям для организации и для человека, о них дальше.

Цена вопроса: налоги и отчетность по разным типам договоров

1.Налоговая нагрузка

Если организация работает с человеком по гражданско-правовому договору, то она выплачивает налог на доходы физических лиц   (НДФЛ) - 18%, единый социальный взнос (ЕСВ) - 22% и военный сбор - 1,5%.

Договор с физическом лицом-предпринимателем: вместо НДФЛ 18% и военного сбора в 1,5%, вы получаете единый налог в 5% (если мы говорим про единый налог без НДС).  Текущий вопрос: кто администрирует ФЛП и кто является налоговым агентом такого предпринимателя (платит налоги, сдает отчетность и ведет его бухгалтерский налоговый учет).

Если ФЛП работает одновременно на нескольких заказчиков в разных проектах, то, ему проще делать это самостоятельно и аккумулировать все данные и документы у себя. Минус работы с ФЛП -  ежемесячная уплата ЕСВ вне зависимости от того был ли доход в этом месяце или нет (22% от минимальной заработной платы - около 900 грн.).

2.Документооборот

Если у общественной организации есть штат сотрудников, кроме обязательных налогов, есть еще обязательные учет и отчетность: штатное расписание, трудовые книжки, приказы по сотрудникам, учет отпусков, командировок и больничных, и тд. Эти документы кто-то должен постоянно и корректно заполнять, чтобы не получить штрафных санкций или не проиграть потом в суде бывшему конфликтному сотруднику, например.

В случае с гражданско-правовыми бумажной работы и рисков гораздо меньше: есть договор и акт приема-передачи оказанных услуг. О рисках в таких документах читайте ниже.

Как же разделить работу по трудовому договору и договорам гражданско-правового характера

При заключении трудового договора контролируется процесс выполнения работы. Сотрудник в определенное время приходит на работу, выполняет свои трудовые функции и уходит с работы. У него есть график отпуска, больничные, выходные, государственные праздники и т.д.  Трудовой договор обычно бессрочный - заключается на неопределенный срок.

При работе по гражданско-правовому или хозяйственно-правовому договору контролируется результат. Неважно в каком режиме работает сотрудник, важны сроки и результат - сделанный документ/исследование, предоставленная услуга, любая работа, которую ранее согласовали. В договоре можно прописать kpi, тогда эта услуга будет считаться предоставленной надлежащего качества. Гражданско-правовой договор срочный всегда: у вас есть сроки проекта и сроки договора.

В трудовой договор можно включать положения гражданско-правового договора. Например, зафиксировать показатели (kpi) для мотивации сотрудников: сотрудник получает постоянную зарплату дважды в месяц, но его премии привязаны к результатам его работы. Это сделает трудовой договор более живым, расширит набор его функций, которые важны для управления сотрудниками в общественной организации.

Важно, чтобы работы, которые выполняет человек по трудовому и гражданскому договорам, не пересекалась между собой. Если исполнитель по гражданско-правовому договору должен приходить и уходить в определенное время, у него/нее есть отпуск или больничный, выделенное рабочее место и т.д. - инспектор Гоструда может признать эти отношения трудовыми, выписать штраф и позвать налоговую для штрафа по неуплаченным налогам.

Гражданским договором легче управлять, его легко изменить - по согласованию сторон вы можете менять условия договора в любой момент. Изменить условия трудового договора (например, изменить трудовые обязанности, график работы, систему оплаты труда, и т.д.) сложнее - нужно предупредить сотрудника за 2 месяца.

Для организации, которая работает на быстрых проектах, в которой важна гибкость, возможность привлечь большое количество людей и выделиться в отдельный проект  трудовые договоры будут неудобны.