Все больше украинских компаний переходят на электронный документооборот (ЭДО), а другие компании создают для этого новые сервисы.

Потенциал в этом направлении увидела украинская стартап-команда. Они решили создать сервис, на котором документами могли бы обмениваться частные, коммунальные, государственные предприятия и органы власти. Планировалось, что с помощью сервиса можно будет заполнить уже готовые бланки документов - например, отчет в налоговую или какое-то заявление в госорган. Также с помощью сервиса можно наложить ЭЦП и подтвердить получение документа.

Для начала проекта стартаперы хотели точно знать, как сделать, чтобы документы, отправленные через сервис, были юридически действительными? А для оценки объема необходимых инвестиций им важно было понять, нужны ли разрешительные документы для работы сервиса. С этими вопросами стартап-команда и обратилась к юристам ILF.

Мы подсказали, что самым надёжным способом подтвердить оригинальность документа будет наложение электронной цифровой подписи (ЭЦП). Она приравнивается к собственноручной подписи - то есть полностью находится в правовом поле. Но, используя ЭЦП, необходимо одновременно соблюдать такие условия:

1. ЭЦП должна подтверждаться усиленным сертификатом ключа.

2. Усиленный сертификат ключа должен быть действительным.

3. Личный ключ пользователя должен соответствовать открытому ключу, указанному в сертификате.

Относительно лицензирования и других разрешительных документов для работы сервиса юристы ILF прояснили:

• работа сервиса не требует получения лицензии и специальных разрешений; - сертификация программного обеспечения сервиса обязательна только в том случае, если его пользователями будут органы власти и государственные, коммунальные предприятия.
• Других разрешительных документов такой площадке для ЭДО не требуется. У создателей подобных сервисов также может появиться вопрос о месте нахождения сервера с информацией о пользователях.

Должен ли он находиться исключительно в Украине? Ведь закон "О защите персональных данных" ограничивает передачу личной информации в другие страны. “Можно регистрировать хостинг и за рубежом, но лишь в странах Европейского экономического пространства и государствах-участниках Конвенции о защите личности в связи с автоматической обработкой персональных данных 2002 года - уточняет Антон Зинчук, ассоциированный партнер ILF.

Юристы ILF поддержали предпринимательскую инициативу стартап-команды. И уже совсем скоро их сервис будет помогать украинскому бизнесу работать быстрее и без лишней бумажной волокиты.