2 мая 2019 г.

Как подготовиться к проверке Гоструда, чтобы избежать штрафов

По результатам проверок  Гоструда работодателям в 2018 г. было начислено более 3 млрд грн штрафов. Инспекторы Гоструда могут в любое время прийти с внеплановой проверкой в офис или магазин. Они имеют право заходить в  производственные, служебные и административные помещения, общаться с вашими сотрудниками. В фокусе их проверок – неоформленное трудоустройство, своевременность и полнота выплаты заработной платы, соблюдение минимальных гарантий в сфере оплаты труда.

Харьковский офис Европейской Бизнес Ассоциации обратился к адвокату Сергею Сильченко, партнеру юридической фирмы ILF, имеющему более 20 лет практики в трудовом праве, за разъяснениями. Участников заседания HR-комитета  Волновал целый ряд вопросов. Каковы критерии, по которым инспекция выбирает работодателей  для проверки? Чем грозит недопуск инспектора на предприятие? Какие документы проверяет инспектор? Что делать, если затребованых документов не оказалось на месте? Как себя вести после составления акта о проверке? Могут ли закрыть предприятие по результатам инспектирования?.

Приводим комментарии Сергея Сильченко по самым важным вопросам.

Как подготовиться к проверке Гоструда, чтобы избежать штрафов

Поскольку проверки соблюдения трудового законодательства – это исключительно внеплановые мероприятия, нужно всегда быть начеку. Прежде всего, проверка акцентируется на неформальном трудоустройстве, зарплатах «в конвертах», индексации и своевременной выплате зарплат.

В поиске нужной информации инспектор обычно использует такие источники:

  • документы, относящиеся к трудовым отношениям (устав предприятия, кадровые приказы, личные дела сотрудников, трудовые договоры (контракты), должностные (рабочие) инструкции, правила внутреннего распорядка, коллективный договор, трудовые книжки, ведомости о начислении зарплаты, штатное расписание, табели учета рабочего времени, документы о начислении и выплате налогов, ЕСВ и т. д.);
  • документы о гражданско-правовых отношениях (договоры подряда и договоры на оказание услуг, сметы, заказы на услуги, акты выполненных работ, платежные документы: о выплате вознаграждения, об уплате налогов, ЕСВ и т. д.);
  • пояснения сотрудников. Поскольку в процессе проверки инспектор имеет право опрашивать руководителя и работников, то на практике эти пояснения оформляются двумя способами. Либо работник пишет их собственноручно в свободной форме на имя руководителя органа Гоструда, проводящего инспектирование, либо заполняет бланк опроса, который предоставляет инспектор. Фактически речь идет о письменных ответах на вопросы, касающиеся предмета проверки, например, период работы, трудоустроен ли официально, коков размер заработной платы и периодичность выплаты, круг должностных обязанностей и т.п.

Это определяет два основных направления подготовки работодателя к проверке Гоструда. Первое– проверить, все ли необходимые кадровые документы у вас есть, и качественно ли они оформлены. Ориентироваться можно на форму акта, утвержденную приказом Минсоцполитики Украины от 18.08.2017 №1338, в котором перечислены все изучаемые инспекторами вопросы и документы. Так вы будете готовы к любой проверке.

Второе направление – это подготовка сотрудников. Инспектор может прийти в офис или магазин как клиент или соискатель и спросить сотрудника: «Вы здесь работаете? А кем? А я тоже хочу; тут официально сразу оформляют?» и т. д. Общительные сотрудники в такой ситуации становятся источником «разведданных» для инспектора. Поскольку информация может быть неточной, создаются риски для работодателя. Поэтому коллектив также следует подготовить к проверкам.

Есть две основные стратегии. Первая – это когда сотрудники отказываются общаться с проверяющими, ссылаясь на ст. 63 Конституции Украины. Но такое поведение всегда вызывает подозрения. Другой вариант предполагает общение с инспектором в том объеме, о котором вы заранее договорились со своим персоналом.

Что же должен помнить наемный работник, делясь информацией с инспектором:

  • место работы (официальное название работодателя);
  • название своей должности;
  • дату (период) приема на работу;
  • размер своей официальной зарплаты, порядок и сроки ее выплаты;
  • форму выплаты зарплаты (на карточку или через кассу);
  • график и распорядок работы (начало и конец рабочего дня, обеденный перерыв);
  • занятость: полная или частичная, продолжительность рабочего дня;
  • продолжительность отпуска, когда он был в отпуске последний раз;
  • оформлена ли и где хранится трудовая книжка.

В зависимости от специфики деятельности работодателя актуальной может быть и другая информация.

Каковы наиболее уязвимые места работодателей при проверке

После сотен проверок каждый инспектор знает, где и что искать в зависимости от сферы бизнеса. Поэтому стоит проработать уязвимые места заранее. Рассмотрим самые «популярные» причины штрафов за несоблюдение трудового законодательства.

1. Неоформленные работники. Если их обнаружат при проверке, придется заплатить штраф в размере 30 минимальных зарплат (сейчас – 125190 грн) за каждого. В некоторых сферах работодатели по разным причинам не спешат с оформлением работника с первого дня, считая это нецелесообразным и экономически невыгодным. Нужно посмотреть на его работу хотя бы пару дней. Более того, принятый сотрудник, которому не понравилось, может просто уйти с работы и больше не возвращаться.

Если это вас касается,  продумайте объяснение того, почему человек находится в офисе или на производстве и что-то делает под вашим руководством. Вы вместе с таким сотрудником должны четко определить его роль. К сожалению, не существует универсального рецепта, а самый безопасный – с первого дня оформлять трудовые отношения.

Если у вас есть занятые по гражданско-правовым договорам, будьте готовы, что у вас попросят документы, подтверждающие целесообразность именно такой формы сотрудничества с ними. Например, человек, который стоит за кассовым аппаратом и обслуживает покупателя, не может быть подрядчиком или исполнителем. Он вообще не может быть никем, кроме наемного сотрудника. Поэтому иногда дешевле (вспомните сумму штрафа) официально оформить такого работника.

2. Допуск к работе до момента уведомления ГФС о приеме сотрудника на работу. Процедура приема на работу предполагает, что вы издаете приказ о приеме на работу, затем уведомляете налоговую о факте приема нового сотрудника, и только после этого допускаете его к работе. Еще год назад допуск к работе до уведомления приравнивался к неоформленному трудоустройству. Практика применения штрафов изменилась в пользу работодателей, но важно не забывать все делать вовремя.

3. Несвоевременная (неполная) выплата заработной платы. Если на предприятии задерживают выплату зарплаты, это может стать причиной штрафа в размере трех минимальных зарплат (или 12519 грн.) за каждого сотрудника, в отношении которого это произошло.

4. Несоблюдение минимальных государственных гарантий в сфере оплаты труда. Если на предприятии нарушаются такие гарантии, это повод для применения штрафа в 10  минимальных заработных плат (41710 грн) за каждого сотрудника, права которого были нарушены. Начинайте как можно раньше «чинить» эту опцию. Для начала внимательно ознакомьтесь со ст. 12 Закона «Об оплате труда», в которой перечислены основные гарантии. А затем проверьте, правильно ли оплачивается работа в ночное время, в выходные и праздничные дни, верно ли начисляете отпускные, командировочные и т.д.

Отдельная тема – неиндексированные зарплаты. Проверить это несложно, достаточно проанализировать зарплатные ведомости. Если вы выплачиваете одинаковую сумму в течение нескольких месяцев, стоит задуматься, потому что инфляция в Украине не остановилась. Поэтому любому собственнику надо выбрать один из двух путей. Первый – заставить бухгалтеров делать индексацию согласно закону. Второй путь – постоянно по чуть-чуть увеличивать сотрудникам размеры окладов и ставок, обгоняя инфляцию. К слову, проводить индексацию зарплат не так уж сложно – для этого есть множество программных решений и даже специальные онлайн-калькуляторы.

Конечно, можно сетовать, что трудовое законодательство – сложное и устаревшее, без ошибок следовать ему невозможно. Но есть и другая крайность: массовое нарушение трудовых прав наемных сотрудников. Поэтому и создана Государственная служба по вопросам труда, чтобы контролировать соблюдение трудового законодательства. Как говорится – учите матчасть.

Опубликовано на https://hrliga.com