Articles
В связи с этим на практике возникает вопрос, является ли данная поездка командировкой, и если да, то, как правильно оформить командировочное удостоверение, ведь стороной убытия и прибытия является одно и тоже предприятие?
Одним из основных нормативно-правовых актов, которыми урегулированы вопросы служебной командировки, является Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утверждённой приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998г. № 59 (далее – Инструкция № 59). Так, согласно абз. 1 Общих положений Инструкции № 59 служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определённый срок в другой населённый пункт для исполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения предприятия находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то подразделение, работа в котором обусловлена в трудовом договоре (контракте).
Согласно ч. 3 ст. 24 Кодекса законов о труде Украины от 10.12.1971г., далее – КЗоТ, заключение трудового договора оформляется приказом или распоряжением собственника или уполномоченного им органа о зачислении работника на работу. Трудовой договор считается заключённым и тогда, когда приказа или распоряжения не было выдано, но работник фактически был допущен к работе (ч. 4 ст. 24 КЗоТ). Исходя из вышеизложенного, важно отметить, что в большинстве приказов (распоряжениях) предприятий о принятии работника на работу не указывается конкретное подразделение предприятия. Ситуация ещё более усложняется, когда приказ или распоряжение вообще отсутствуют. В таком случае, возникает вопрос, каким образом подтвердить, что местом постоянной работы не является иногороднее подразделение, куда направляется работник?
По мнению автора публикации, документами, указывающими, какое именно подразделение является местом постоянной работы работника, могут быть, во-первых, штатное расписание, где указаны название подразделений, должность а также фамилия, имя, отчество работника. Во-вторых, в качестве подтверждающего документа может послужить табель учёта рабочего времени работника, который обязательно должен оформляться в месте постоянной работы работника, и иные документы, где указано, что работник работает в том или ином подразделении предприятия.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в дороге или имеет разъездной (перемещаемый) характер, не считаются командировками, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между работником и собственником или уполномоченным им лицом (абз. 2 Общих положений Инструкции № 59).
Исходя из вышеуказанного, есликогда филиалы, участки и другие подразделения предприятия находятся в другой местности по распоряжению руководителя предприятия для исполнения служебного поручения направляется в подразделение предприятия, находящееся в другом населённом пункте вне его постоянного места работы, считается, что он направляется в командировку.
Направление работника предприятия в командировку осуществляется руководителем этого предприятия или его заместителем и оформляется приказом (распоряжением) с указанием: пункта назначения, названия предприятия, куда командируется работник, срок и цель командировки (п.1.1. Раздела 1 Инструкции № 59). Поскольку в нашем случае предприятие, которое командирует работника и предприятие, куда работник командируется, представлено в одном лице, предлагается в приказе (распоряжении) руководителя указывать не только название предприятия, но и обязательно наименование иногороднего подразделения.
Предприятие, командирующее работника, осуществляет регистрацию лица, которое выбывает в командировку, в специальном журнале по форме, прилагаемой к Инструкции № 59 (абз. 4 Общих положений Инструкции № 59). Фактическое время нахождения в командировке определяется по отметкам в удостоверении о командировке относительно выбытия из места постоянной работы и прибытия к месту постоянной работы. Если работник направляется в различные населённые пункты, то отметки о дне прибытия и дне выбытия проставляются в каждом пункте (п.1.3. Раздела 1 Инструкции № 59).
Отметки в удостоверении о командировке относительно прибытия и убытия работника удостоверяются той печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности предприятие для удостоверения подписи соответствующего служебного лица, на которое приказом (распоряжением) руководителя предприятия возложены обязанности осуществлять регистрацию лиц, которые убывают в командировку и выбывают из неё (абз. 2 п.1.3. Раздела 1 Инструкции № 59). Важно отметить, что в рассматриваемом нами случае места убытия и прибытия в командировочном удостоверении будут отмечены печатью одного и того же предприятия.
Действующее законодательство2 не устанавливает специальных требований к печатям, которыми отмечаются командировочные удостоверения, и не запрещает, чтобы на командировочном удостоверения печати стороны убытия и прибытия были одного и того же предприятия.
Кроме того, законодательство не требует, чтобы на печати принимающей стороны обязательно был указан город, где работник фактически был в командировке. Важно, чтобы печать была именно того, предприятия, с которым эта командировка связана. Потому и город, указанный на печати в рассматриваемом нами случае будет не совпадать с городом, куда командирован работник.
Согласно абз. 16 п.5.4.8. Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятия» от 28.12.1994г. № 334/94-ВР, далее – Закон о прибыли, любые расходы, связанные с командировкой могут быть включены в состав валовых расходов предприятия при наличии подтверждающих документов относительно связи такой командировки с основной деятельностью такого предприятия – приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия; заключённого договора (контракта), иных документов, которые устанавливают или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения, документов, которые удостоверяют участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, проводимых по тематике, совпадающей с основной деятельностью предприятия3.
Исходя из указанного выше, возникает вопрос, какими документами можно подтвердить валовые расходы предприятия в нашем случае, когда работник направляется в иногороднее подразделение своего же предприятия, ведь, в таком случае отсутствуют приглашения, гражданско-правовые соглашения, и документы, подтверждающие присутствие работника в конференциях.
Прежде всего, по мнению автора публикации, перечисленные в Законе о прибыли перечень документов, нельзя рассматривать, как исчерпывающий, поскольку он не охватывает всего спектра документов, способных подтвердить связь командировки с основной деятельностью предприятия. Потому в рассматриваемом нами случае, документом, подтверждающим связь командировки работника в иногороднее подразделение предприятия, в частности, может послужить приказ руководителя предприятия о необходимости проведении ряда работ (предоставлении услуг) в иногороднем подразделении предприятия и соответственно необходимости командирования в данное подразделение определённого специалиста (специалистов). Такой документ будет подтверждать, что работник направляется в командировку в иногороднее подразделение предприятия в целях, связанных с основной деятельностью предприятия, как того требует Закон о прибыли и Инструкция № 59. Дополнительным аргументом для контролирующих органов, в подтверждение правомерности отнесения командировочных расходов на валовые расходы предприятия, может послужить отчёт работника о проделанной в подразделении работе, согласованным с руководителем предприятия.
По мнению автора публикации, в случае командировки работника в иногороднее подразделение предприятия, большое значение имеет наличие документов, подтверждающих создание и деятельность данного подразделения. Такими документами могут быть решение о создании иногороднего подразделения, положение о подразделении, принятое и утверждённое в установленном порядке, а также информация о подразделении и его работниках в штатном расписании предприятия.
Исходя из вышеизложенного, важно следующее. Порядок направления работника в командировку в иногороднее подразделение предприятия практически не прописан действующим законодательством, а потому с целью предотвращения возможных споров с контролирующими органами по неурегулированным вопросам, важно максимально позаботится о наличии документов подтверждающих законность соответствующей командировки. А именно, у предприятия обязательно должны быть в наличии документы, подтверждающие создание иногороднего подразделения (приказ, положение, информация о подразделении в штатном расписании предприятия), документы, подтверждающие связь командировки в иногороднее подразделение с основной деятельностью предприятия, приказ о направлении работника в командировку и, возможно также, отчёт работника о проделанной работе в иногороднем подразделении (выполненная работа должна совпадать с целью командировки). Кроме того, важно не забывать о регистрации командировки работника в журнале командировок и надлежащем оформлении командировочного удостоверения согласно действующему законодательству.
